Administratör med dokumentansvar

2018-10-25
 

Nu söker vi en strukturerad och engagerad administratör som vill bli en del av vår personalavdelning.

Om tjänsten

Vi behöver dig som kan ta dig an projektet att utbilda vår organisation inom dokumenthantering och diarieföring. Därför söker vi dig som vill hjälpa oss att kombinera ditt serviceintresse med ordning och reda bland våra dokument!

Under projektet som kommer att vara i minst 12 månader, med chans till förlängning, kommer du bland annat att ansvara för:

  • Upphandling och implementering av diarieföringssystem.
  • Utbilda, informera och stötta i frågor om dokumenthantering inom hela organisationen.
  • Hantera utlämning av allmän handling och stötta organisationen i arbetet med sekretessbedömning.
  • Upprätta bevarande- och gallringsplaner samt gå igenom/gallra i våra arkiv.
  • Registrering och digitalisering av handlingar.
  • GDPR och frågor som rör personuppgiftshantering.

I ditt arbete kommer du att ha kontakt med kollegor inom hela Signalistens organisation och även samarbeta med vår registrator som tillhör kundtjänst, vidare kommer du att utbilda organisationen inom dokumenthanteringsfrågor och upprätta checklistor och manualer för att säkerställa att arbetet genomförs korrekt ute i organisationen.

Du kommer att ingå i personalavdelningen som består av en personal- och löneadministratör och personalchef.

Dina kvalifikationer

Vi söker dig som har:

  • Minst gymnasieutbildning och gärna för tjänsten lämplig högskoleutbildning
  • Erfarenhet av att arbeta med dokumenthantering inom offentlig förvaltning
  • Goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning
  • God datorvana, särskilt IT-system för diarieföring och dokumenthantering
  • God kommunikationsförmåga både verbalt och skriftligt på svenska
  • Erfarenhet av hantering av elektroniska handlingar.
  • Kunskap om eller erfarenhet av att arbeta med LOU.
  • Vana att tala inför grupper, tex genom kortare utbildningar
  • Erfarenhet av projektledning

Dina personliga egenskaper

För att passa denna roll behöver du vara strukturerad, organiserad och detaljorienterad.

Du är självgående och tar egna initiativ. Du arbetar bra tillsammans med andra och delar gärna med dig av dina kunskaper. Vidare är du serviceinriktad och flexibel och har lätt för att skapa kontakter. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Tillsättning och arbetstider

Tillsättning enligt överenskommelse. 

Tjänsten är en allmän visstidsanställning på heltid, i 12 månader med chans till förlängning.

Arbetstider är: måndag - torsdag 8:00 - 17:00 och fredag 8:00 - 15:00. Flextid enligt flexramar.

 

Välkommen till oss!

Hos oss får du vara en del av ett litet företag som ger dig breda utvecklingsmöjligheter.

Alla medarbetare får en egen utvecklingsplan för att stimulera och utmana till yrkesmässig och personlig utveckling så att vi tillsammans kan uppnå våra övergripande affärsmål. Vår värdegrund är en viktig plattform för vårt arbetssätt, vilket innebär att vi arbetar långsiktigt, är engagerade, kunniga och ansvarstagande!

Vi är otroligt stolta över våra höga resultat i medarbetarenkäten (senaste mätning 2017) som t.ex. visar att 100 % av våra medarbetare tycker att deras dagliga arbete bidrar till samhällsnyttan. Vårt medarbetarindex ligger på 89,9 % och vårt ledarskapsindex ligger på 92,4 %.

Vi vill att alla medarbetare ska må bra och vara friska så därför satsar vi på hälsofrämjande insatser och förmåner, såsom massage på arbetstid, regelbundna hälsoundersökningar och friskvårdsbidrag.  

Balansen mellan arbete och privatliv är viktig, så vi erbjuder träning på arbetstid och ett personalstöd som ger privatrådgivning inom juridiska, ekonomiska och psykosociala frågor. För att behålla den höga trivseln anordnar vi t.ex. sociala aktiviteter, både på arbetstid och efter arbetstid, där hela organisationen har möjlighet att träffas. Det är viktigt för oss att ha roligt på jobbet!

Vårt kontor ligger i ljusa fräscha lokaler centralt i Solna med några minuters gångavstånd till Solna Centrum, T-bana, bussar och tvärbana. Vi är en rökfri arbetsplats vilket innebär att det inte är tillåtet att röka på arbetstid. 

Varför ska du jobba på Signalisten?

Läs mer om oss och vad vi kan erbjuda dig här

Ansökan

Registrera din ansökan på vår hemsida. Intervjuer sker löpande, så skicka in din ansökan så fort som möjligt. Observera att vi inte har möjlighet att ta emot ansökningar på något annat sätt än via vår hemsida.

Frågor om tjänsten

Om du har frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Sara von Essen-Wallin, Personalchef, på sara.vonessen-wallin@signalisten.se.
 

Frågor om rekryteringsprocessen

Om du har frågor om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Olivia Öhrström, personal- och löneadministratör, på olivia.ohrstrom@signalisten.se.
 

Annonsering och rekryteringsval

Observera att vi redan gjort vårt val av annonseringsforum och rekryteringsmetod, varför vi avböjer oss säljare inom dessa områden.

***

Signalisten är Solna stads allmännyttiga bostadsstiftelse. Tillsammans med vårt helägda dotterbolag Solnabostäder äger och förvaltar vi ca 4000 lägenheter och ca 200 lokaler i fastigheter runt om i Solna.

Stora underhållsprojekt ger Signalisten en spännande tid i en expansiv region med stora utmaningar. Visst vill du vara med oss och utveckla Signalisten och Solna! 

Urval sker löpande. Vi tar inte emot ansökningar via e-post.

Varmt välkommen med din ansökan!